隨著Google日曆2017年底的改版,不僅介面更直覺美觀、設定與行程安排的使用者體驗也更完整。但Google可不會就此打住腳步,作為時間管理工具的Google日曆,更是不斷地針對辦公等工作時間管理進行功能優化。下方便介紹了幾個前陣子推出的新功能,來讓各位可以更精準地掌握自己的時間!

功能一:於工作時間公告「不在辦公室」的行程

工作一整天的時間內,肯定會有不在座位上或是需要外出的時候,尤其像是經常要往外跑的業務、跟著活動四處跑的公關、常有外出採訪、攝影行程的編輯,又或是經常需要到不同處開會的管理階層人員等,不在公司可以說是常態。但要如何讓公司人員要找自己時,可以事先知道自己當時不在辦公室內、又不用逐一告知自己的行程呢?那就需要Google日曆「不在辦公室」的功能來幫你解決這個困擾了。

使用方法非常簡單,只需要先像往常拉出一段時程,在選頁上選取「不在辦公室」即可。

使用「不在辦公室」

若有人在這段時間邀請你參與會議或其他行程,便會被自動拒絕。而你也可在點選「不在辦公室」後,自訂希望對方看到的拒絕訊息。

點選「不在辦公室」後,自訂希望對方看到的拒絕訊息

如此一來,便可讓對方知道你是什麼原因不在辦公室,又或是可以知道你預計哪時才會回到公司。便可解決明明不得空卻又被拉進了某某會議裡面,不僅分身乏術也要讓雙方重新安排會議時間。

新增「不在辦公室」後,外觀也會不同其他日曆

Google日曆新增「不在辦公室」後,外觀也會不同其他日曆,有助於使用者更明確辨別。

功能二:重新安排會議時間

在工作上邀請會議時,也會有一種情況是大家都沒有空。Google日曆的貼心功能之一便是當所有人都拒絕會議的邀請時,它會事前通知你(主辦人),讓你不需要再去檢視活動資料。也會在活動上加上「!」標號,點選後可以直接選擇是否要「重新安排」會議時間。

「!」標號可選擇是否要「重新安排」

對於經常需要舉辦會議的秘書人員、召集人等,可以不用自己逐一確認會議狀況,且若發生大家都不能參加的情況也可以被通知,不用怕漏掉。

功能三:限制工作時間

除了上述可以應用在工作時間上的功能之外,Google日曆也可為你保留非工作時間的私人時段。只要有人邀請的時程涉及了你所選定的非工作時段,對方將會收到該時段您無法出席會議的通知。

如須設定可點選右上方的齒輪,點選「設定」

點選右上方的齒輪,點選「設定」

找到「工作時間」區塊後,便設定週間工作日及每日細部的工作時間。

設定週間工作日及每日細部的工作時間

※Google日曆可能會根據使用者所在的時區、國家/地區的常見工作模式產生工作時間的建議,可自行選擇接受、拒絕或是調整。

這樣便可提醒邀約到你非工作時段的人,告訴他們現在可是我的休息時間!但如遇到連休的補上班日等情況,可能就需要留意是否會自動拒絕到意料之外的會議或重要行程。

推薦了上述三個新功能,除了希望幫助到各位妥善地利用工作時間、減少因為時程誤差造成的困擾之外,也希望可以兼顧工作以外的個人時間,讓工作與生活能獲得良好的平衡。努力工作、好好休息,也才能讓工時內的個人產出有最佳化的表現!

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