當遇到2份相似的法律文件、合約,你是否常常花很多時間在比對兩者的差異?Google文件近期推出的新功能「比較文獻」,能夠快速將不同文件整理成同一份,並幫你整理好兩者的差異。

使用Google文件「比較文獻」功能的好處

先前我們曾介紹過,Google文件有所謂的「版本紀錄」功能,可以幫助我們找出同一份文件內更動的歷史紀錄,避免因多人協作無法看出是哪位使用者修改的情形。現在Google文件推出全新「比較文獻」的功能,則是可以幫助我們快速比較兩份文件的差異,並整理在新的一份檔案中,將差異之處用「建議操作」的註解形式顯示。

步驟一、開啟Google文件,點選「工具」,選擇「比較文獻」

開啟Google文件,點選「工具」,選擇「比較文獻」

步驟二、在比較文獻的視窗中選擇你要比較的文件檔案

在比較文獻的視窗中選擇你要比較的文件檔案進入比較文獻的視窗後,可以先點選「Google Drive」,在你的Google雲端硬碟中選擇你想要比較的文件檔案,選擇完成後點選右下角的「比較」。

步驟三、文獻比較完成,查看其中的註解

文獻比較完成,查看其中的註解

當你點選「比較」之後,將會自動建立一份全新的Google文件,為「被比較文件」和「比較文件」的比較結果。透過這個比較結果,你能夠在註解處看到兩份文件的差異。

利用比較文獻功能,是不是省下了很多時間在對照文件上呢?對於時常需要比較兩份文件的使用者來說,像是法律事務所、研究機關、出版業等,這個功能可以說是幫助非常大,有需要常常比較文件的朋友,不妨可以試試看。

 

延伸閱讀

Word、Excel、PPT免轉檔,在Google雲端硬碟中直接編輯Office格式!
Google文件也能追蹤修訂?讓建議操作來幫你改合約、論文